Нужно ли применять онлайн-кассу при удержании из зарплаты сотрудника?

Работодатель может производить удержания из зарплаты сотрудника в случаях, установленных трудовым законодательством, а также по его заявлению.

В числе прочего удерживать средства из зарплаты сотрудника в рамках трудовых отношений работодатель может (ст. 137 ТК РФ):

• чтобы возместить выданный сотруднику неотработанный аванс в счет заработной платы;
• чтобы вернуть неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, который выдан в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, в иных случаях;
• за неотработанные дни отпуска, если сотрудник увольняется до окончания рабочего года, в котором он уже отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск;
• для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок.

Размер указанных удержаний не может превышать 20 процентов заработной платы (ст. 138 ТК РФ). Поскольку такие удержания не являются расчетом для целей Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники…", использовать онлайн-кассу в момент удержания не требуется.

Бывают ситуации, когда работодатель производит оплату товаров (работ, услуг) третьим лицами за своего сотрудника, а затем удерживает денежные средства из его зарплаты. Как правило, такие удержания производятся либо по заявлениям работников, либо в соответствии с условиями трудовых договоров или локальных нормативных актов. При таком удержании применять онлайн-кассу также не нужно, поскольку расчетом такое удержание не является, ведь сотрудник товары (работы, услуги) у работодателя не приобретает, а только возмещает их стоимость.

Примером может быть возмещение:

• расходов на покупку бланка трудовой книжки (вкладыша) (письмо Минфина России от 12.12.2018 № 03-01-15/90372);
• расходов на мобильную связь (письмо Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355);
• расходов по предоставлению парковочных мест для автомобилей сотрудников (письмо Минфина России от 04.12.2018 № 03-01-15/87763).

Ситуации, когда работодатель продает собственный товар или оказывает услугу работнику, оплату за которые он удерживает из зарплаты, контролирующие органы квалифицируют как расчет (письма Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355, от 30.11.2018 № 03-01-15/86884, ФНС России от 14.08.2018 № АС-4-20/15707). Они считают, что в этом случае происходит реализация товаров (работ, услуг) с оплатой в форме получения иного встречного предоставления, поэтому работодатель должен применять онлайн-кассу. Обязанность использовать онлайн-кассу возникает с 01.07.2019. Полагаем, что моментом расчета можно считать выплату (перечисление на счет) заработной платы за минусом удержанной суммы.